Ein Tabellen - und Abbildungsverzeichnis erstellen

Inhalt

Beschriftungen in Word für die Dissertation einfügen
Eigene Beschriftungen in Word entwerfen
Das Format „Beschriftung“ in Word anpassen
Abbildungsverzeichnis für die Dissertation erstellen in Word
Verweise zu Beschriftungen in Word einfügen
Abbildungsverzeichnis einfügen in Open Office
Erstellung des Abbildungsverzeichnisses in Open Office
Literatur

Alles ist fertig geschrieben, Tabellen und Abbildungen sind erfolgreich platziert und auch im Text befinden sich mittlerweile unzählige Verweise auf diese. Wie oft werden diese aber nun überhaupt nicht oder nicht richtig im zugehörigen Verzeichnis dargestellt!

Es ist sinnvoll ein automatisiertes Verzeichnis in die Dissertation zu integrieren, um für eine bessere Struktur sorgen zu können. Besonders die verschiedenen Verweise zu den jeweiligen Tabellen oder Abbildungen helfen bei der optimalen Untermalung von Aussagen und leiten mit einem Klick direkt zu den erwähnten Textbausteinen in der Dissertation weiter. Vorteil einer richtigen Gestaltung der Beschriftungen ist zudem ein automatisches Update, wenn Tabellen und Abbildungen gelöscht oder hinzugefügt werden! Wie macht man das nun richtig? Dieser Artikel gibt Tipps und Tricks in einer Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Beschriftungen in Word für die Dissertation einfügen

Der Trick liegt in der Formatierung der Beschriftungen. Man setzt den Cursor auf den Absatz vor – oder wahlweise nach der jeweiligen Tabelle oder Abbildung und geht auf den Reiter „Referenzen“. Dort wählt man „Beschriftung einfügen“ und kann nun auswählen, ob es eine Tabelle oder Abbildung sein soll oder aber auch eine neue Bezeichnung.

Abb. 1: Beschriftung einfügen

Wenn man dies ausgewählt hat, schreibt man nur noch den Namen der jeweiligen Tabelle oder Abbildung dahinter und „Voila“, man kann nach diesem Schritt nun auch ein automatisches Verzeichnis einfügen, da Word dies nun als Eintrag wertet, aus dem man ein Verzeichnis generieren kann (Siehe dazu etwa den Leitfaden der Hochschule für Wirtschaft und Umwelt Nürtingen-Geislingen).

Eigene Beschriftungen in Word entwerfen

Um eigene Beschriftungen zu erstellen geht man nun einfach nochmal in das gleiche Menü und wählt unten links „neue Bezeichnung“ aus. Hier kann man nun eine Beschriftung auswählen, im Beispiel haben wir zur Veranschaulichung „Zitat“ gewählt:

Abb. 2: Eigene Beschriftung entwerfen

Dann klickt man wieder auf „OK“ und kann hier nach Belieben Beschriftungen in das Dokument einfügen.

Das Format „Beschriftung“ in Word anpassen

Sobald man das erste Mal eine automatisierte Beschriftung eingefügt hat, erscheint in den Formatvorlagen rechts auch die Bezeichnung „Beschriftung“. Falls dieses Fenster noch nicht geöffnet wurde, öffnet man dieses über den kleinen Pfeil im oberen Rand der „Formatvorlagen“ unter dem Reiter „Start“:

Abb. 3: Formatvorlagen anzeigen

Daraufhin öffnet sich an der rechten Seite die Leiste etwas umfangreicher, als dies oben der Fall ist. Die Formatvorlage „Beschriftung“ sollte nun anwählbar sein.

Abb. 4: Formatvorlagen (Vorschau)

Jetzt gibt es zwei Wege, wie man das Format für „Beschriftung“ anpassen kann. Man kann dies direkt in der Formatvorlage selbst anpassen, oder man erstellt die Beschriftung und aktualisiert danach die Formatvorlage (Siehe dazu auch Bildner (2010), 55ff).

Wer sich noch nicht so gut mit den Formatvorlagen und wo man sie findet, auskennt, der sollte die ihm bekannten Funktionen wählen und die Beschriftung entsprechend gestalten. Standardmäßig sieht eine Beschriftung bei Word in der Regel so aus:

„Abbildung 1“

Jetzt geht es an den Feinschliff – man sollte sich folgende Gedanken machen:

Passt die Schriftfarbe zum Rest des Dokuments?
Ist die Schriftgröße zu klein/zu groß?
Soll die Beschriftung zur besseren Trennung vom oberen Text fett sein?
Soll die Beschriftung über oder unter der Abbildung/Tabelle/Zitat etc. stehen?
Stimmen die Abstände zur Beschriftung?

Tipp: Wenn die Beschriftung über dem Bild steht, empfehlen wir, diese beiden Haken zu setzen, damit diese bei einem Seitenumbruch nicht voneinander getrennt werden:

Abb. 5: Absatzeinstellungen für die Beschriftung

Abbildungsverzeichnis für die Dissertation erstellen in Word

Um eine Abbildungsverzeichnis zu erstellen, geht man auf den Reiter „Referenzen“ und klickt „Abbildungsverzeichnis einfügen“.

Abb. 6: Abbildungsverzeichnis einfügen

Auch hier entscheidet man sich zwischen dem Abbildungs- oder Tabellenverzeichnis, oder eben der eigens neu erstellten Beschriftung bzw. den Beschriftungen.
Nun hat man eine Dissertation voller optimaler Verweise, Beschriftungen, die für Ordnung sorgen und sich durch drücken auf F9 updaten.

Verweise zu Beschriftungen in Word einfügen

Wenn man zum Beispiel Einleitungen für Tabellen schreibt, bietet es sich an, Verweise zu den Beschriftungen einzufügen: „In der folgenden Tabelle 5 wird beschrieben, wie…“. Angenommen, man löscht nun eine Tabelle im Vorfeld heraus – so würde aus Tabelle 5 nun Tabelle 4 werden, falls man nun keinen Verweis eingefügt hat, den man mit „F9“ einfach aktualisieren kann, hat sich schon der erste Fehler eingeschlichen (Siehe dazu auch die Leitlinien der Fachhochschule Südwestfalen).

Oftmals sieht man solche Feinheiten nach mehrmaligem Durchgehen der Dissertation nicht mehr. Also benutzt man am besten automatisierte Verweise. Man wählt die Stelle in der Dissertation aus, an welcher der Verweis eingefügt werden soll, dann wählt man den Reiter „Referenzen“ im Reiter Beschriftungen aus und klickt auf „Querverweis“.

Abb. 7: Querverweis über Reiter „Referenzen“ – „Beschriftungen“

Alternativ gibt es die Option auch noch unter dem Reiter „Einfügen“:

Abb. 8: Querverweis über Reiter “Einfügen“ – „Links“

Daraufhin öffnet sich das folgende Fenster:

Abb. 9: Querverweis einfügen

Hier muss man nun zuerst im Bereich „Verweistyp“ auswählen, ob man auf ein Kapitel, eine Abbildung, eine Tabelle etc. verweisen möchte.

Im Bereich „Verweisen auf“ kann man auswählen, ob man nur den Namen der Beschriftung einfügen möchte, oder aber nur die Seitenzahl, etc. Hier muss man einfach ein bisschen herum testen, was einem am besten gefällt. Klickt man auf „Einfügen“ hat man den entsprechenden Verweis eingefügt.

Hier ist es außerdem empfehlenswert, dass man die „Feldschattierungen“ immer ausgewählt hat, damit man die entsprechenden Autofelder in einem Dokument sieht und diese nicht versehentlich überschreibt. Diese Einstellungen findet man in den regulären Word-Einstellungen unter „Erweitert“:

Abb. 10: Tipp – Feldschattierungen immer aktivieren.

Fortan werden alle automatisch von Word generierten Nummerierungen und Zahlen, oder Verweise grau hinterlegt.

Wählt man am Ende der Bearbeitung einmal „Strg+A“ (alles markieren) und „F9“, werden alle automatischen Felder einmal manuell aktualisiert – auch das Inhaltsverzeichnis.

Beschriftungen einfügen in Open Office

Nicht jeder arbeitet mit Word, gerade am Anfang setzt man auf die Ausweichprogramme Open Office (und Libre Office). Diese unterscheiden sich in der Bedienung sehr von MS Word, wobei sich Open Office und Libre Office wiederum sehr ähneln. Die folgende Beschreibung gilt für das gängig genutzte „Open Office“.

Man setzt den Cursor auf die jeweilige Tabelle oder Abbildung und drückt die rechte Maustaste. Dort wählt man „Beschriftung“ und hat nun die Möglichkeit in diesem Feld „Tabelle“, „Abbildung“ oder eine für sich optimale Bezeichnung einzugeben. Wichtig ist, dass man unter „Position“ auswählt, ob die Beschriftung unterhalb oder oberhalb der Tabelle oder der Abbildung sein soll.

Hinweis: Dies muss man für jedes Bild einzeln auswählen!

Abb. 11: Beschriftung einfügen

Ist dies geschehen, bestätigt man mit „OK“ und die Beschriftung mit einer optimalen Gestaltung für das Tabellen- oder Abbildungsverzeichnis ist eingefügt.

Abb. 12: Menü für Beschriftungen

Abbildungsverzeichnis einfügen in Open Office

Um nun zum Abschluss das jeweilige Verzeichnis einzufügen, geht man anschließend auf den Reiter „Einfügen“ und wählt „Verzeichnisse  Verzeichnisse“ aus.

Abb. 13: Abbildungsverzeichnis einfügen

In dieser Maske sucht man sich zudem das passende Verzeichnis (Typ) aus, in diesem Fall Abbildungs- oder Tabellenverzeichnis. Es ist sinnvoll in der Leiste dann die Option „Verzeichnis erstellen“ -> „Für gesamtes Dokument“ angewählt zu lassen. Rechts davon kann man schließlich auch bei der Auswertung der Ebene einstellen, bis zu welcher Ebene das jeweilige Verzeichnis ausgewertet werden soll. Nachdem man nun wieder mit „OK“ bestätigt, ist der Vorgang abgeschlossen:

Erstellung des Abbildungsverzeichnisses in Open Office

Die Erstellung des Abbildungsverzeichnisses ist bei Open Office nicht so einfach umzusetzen wie bei Wordaber wenn man es ein paar Mal gemacht hat, kommt man auch hier gut zurecht.

Man setzt als erstes den Cursor in das graue Feld des Abbildungsverzeichnisses und macht dann einen Rechtsklick. Darauf hin öffnet sich das folgende Fenster:

Abb. 14: Verzeichnis bearbeiten

Daraufhin öffnet sich dann das gleiche Fenster. Nun wählt man außerdem den Reiter „Vorlagen“. Hier kann man nun die jeweilige Vorlage verändern, indem man eine andere Formatvorlage zuweist, oder aber indem man auf die Vorlage klickt und dort „Bearbeiten“ wählt:

Abb. 15: Verzeichniseinträge erstellen

Hinweis: Hier muss man ganz genau darauf achten, dass man sowohl links, als auch rechts die korrekte Vorlage auswählt. Die korrekte Bezeichnung steht deshalb immer in Klammern daneben. Im nächsten Schritt gelangt man schließlich in folgendes Fenster:

Abb. 16: Absatzvorlagen im Verzeichnis verändern

Hier wählt man nun die Änderungen aus, die man dementsprechend durchführen möchte. In dem Fall ist es die Abbildungsverzeichnis-Überschrift bei der man zum Beispiel die Abstände, die Schrift und die Größe dem Format der restlichen Dissertation oder der Überschriften anpassen muss.

Wenn man das Format „Standard“ verwendet hat und angepasst hat, dient dies grundsätzlich auch als Grundlage für alle Überschriften etc. – das ist hier genauso wie bei Word. Daher empfiehlt es sich, auch bei Open Office „brav“ mit den Formatvorlagen zu arbeiten und sich da ein bisschen rein zu arbeiten. Die Arbeit lohnt sich in jedem Fall!