Ratschläge für eine Präsentation mit Folien

Inhalt

Weniger ist mehr
Die Gliederung der Präsentation
Gestaltung der Folien
Literatur

Egal ob in der Schule, der Universität oder am Arbeitsplatz. PowerPoint ist nach wie vor die beliebteste und am meisten genutzte Software für Präsentationen. Sie steht jedoch auch immer häufiger in der Kritik. Beispielsweise dafür, einer schlechten Vortragskultur Vorschub zu leisten. Mancherorts sind Präsentationen mit Folien deswegen sogar schon unerwünscht.

Schlechte oder uninspirierte Präsentationen sind aber natürlich nie die Schuld des Programms. Vielmehr liegt es in der Verantwortung des Vortragenden eine interessante und ansprechende Präsentationen zu erstellen. Grund genug sich eingehender damit zu beschäftigen. Besonders dann, wenn man in nächster Zeit selbst vor der Herausforderung steht einen oder mehrere Vorträge zu halten. Denn eine überzeugende Präsentation kann den Unterschied machen zwischen einem guten Vortrag und einem Hervoragenden. Der folgende Artikel zeigt auf, was man dabei unbedingt beachten und was man besser vermeiden sollte.

Weniger ist mehr

Die Erstellung einer gelungenen Präsentation mit Folien kann man in verschiedene Phasen gliedern. In seinem Buch „Die wissenschaftliche Präsentation“ vergleicht Henning Lobin die Phasen einer Präsentation mit denen der klassischen Rhetorik:

Inventio. Die genaue Bestimmung des Gegenstandes und die Materialrecherche.
Dispositio. Das Gliedern des Stoffes. Die Bestimmung zentraler Begriffe. Und die Festlegung von Teilzielen in der Rede.
Elocutio. Das Ausformulieren der Rede. Dabei ist eine ganze Reihe kommunikativer Prinzipien zu berücksichtigen.
Memoria. Das Üben der ausformulierten Rede.
Pronuntiatio und Actio. Das eigentliche Vortragen der Rede in sprachlicher und performativer Hinsicht. Einteilung aus „Die wissenschaftliche Präsentation“ (Lobin, H. 2012: 15)

Um eine moderne PowerPoint-Präsentation zu erstellen, kann man die ersten vier Punkte als Vorbereitung zusammenfassen. In dieser Phase wählt man ein Thema und sichtet Material. Danach macht man sich daran, die eigentliche Präsentation zu erstellen und seinen Vortrag einzuüben. Das heißt keinesfalls Auswendiglernen. Frei zu reden ist für einen gelungenen Vortrag immens wichtig.

Abb1.: Die Referentenansicht in der Power-Point-Menüleiste

Um eine ansprechende Präsentation zu erstellen, gibt es einige Grundsätze zu beachten. Man kann mit PowerPoint und auch mit anderen Programmen sehr viele aufwendige und bunte Effekte in seine Präsentation einarbeiten. Das heißt aber nicht, dass man das auch muss. Oder sollte. Es ist im Gegenteil stark davon abzuraten. Schließlich kann man mit bunten 3D-Diagrammen und ins Bild fliegenden Folien maximal die alte Tante auf Familienfeiern beeindrucken. In einem Seminarraum oder gar am Arbeitsplatz haben solche Spielereien allerdings nichts verloren. Im besten Fall wirken sie noch amüsant. Aber im schlimmsten Fall kommt das schlicht unprofessionell rüber. Bei Präsentationen gilt bei der Formatierung: Weniger ist mehr!

Die Gliederung der Präsentation

Ideal für eine Präsentation ist ein unauffälliges, elegantes Template für den Folienhintergrund. Dafür richtet man zuerst eine Masterfolie ein. Dazu wählt man in der Menüleiste Ansicht → Folienmaster.

Abb. 2: Eine Masterfolie erleichtert das Gestalten der Präsentation

Über Einfügen → Kopf/Fußzeile kann man eine Kopfzeile und eine Fußzeile einrichten. Dort fügt man Informationen, wie Datum und Name ein. Aber auch Informationen zum Rahmen der Präsentation (z.B. die Hochschule, inklusive des Seminars und des Namens des Dozenten) werden notiert. Schließlich muss auch die Foliennummer eingeben werden (Siehe den Leitfaden der Freien Universität Berlin).

Man kann sich dennoch am Aufbau einer schriftlichen Arbeit orientieren. Nach dem Schema Einleitung – Hauptteil – Schluss. An den Anfang kommt etwa die obligatorische Deckblattfolie und ein Inhaltsverzeichnis. Damit verschafft man dem Zuhörer ein Überblick über den Vortrag. Zudem sollte in der gesamten Präsentation eine klare Kernaussage erkennbar sein. Die Folien werden so durch einen roten Faden miteinander verbunden. Man kann als Referent zu diesem Zweck immer wieder angeben, an welcher Stelle des Vortrags man sich gerade befindet. In etwa: „Das war die Darstellung des Stands der Forschung. Nun kommen wir zu den neuen Methoden.“

Auch im Hauptteil geht schlicht und einprägsam vor überladen und chaotisch. Auf den Folien sollten sich nur die wichtigsten Punkte und Daten befinden. In keinem Fall sollte man Folien mit Text überladen, den man dann abliest. Die Präsentation ist die visuelle Unterstützung des Vortrags. Sie ist nicht ihr Ersatz!

Gestaltung der Folien

Das Hauptaugenmerk sollte auf den grafischen Elementen liegen. Wenn man Grafiken und Tabellen erstellen kann oder Bilder und Videos einfügt, könne sie eine sehr effektive Unterstützung des Gesagten sein. Man kann sie gezielt dazu nutzten, Akzente zu setzen und die eigenen Aussagen zu gewichten.

Auch die Anzahl der Folien spielt eine Rolle. Die Faustregel lautet: Pro Folie, abzüglich Begrüßungsfolie und Schlussfolie, sollte man ca. 2 Minuten einrechnen. Ein 20-minütiger Vortrag entspricht also 10 Folien (Lobin, H. 2012: S.14).

Im Klartext heißt das: Die schriftliche Information gehört größtenteils in den Redeteil. Tabellen, Diagramme, Bilder und Videos in die Präsentation. Präsentation und mündlicher Vortrag sollten dabei Hand in Hand gehen. Sie sollten sich ergänzen und aufeinander Bezug nehmen. Auf diese Weise kann man seine Zuhörer „zur Aufmerksamkeit verführen“ (Presler, G. 2004: 87).Im Klartext heißt das: Die schriftliche Information gehört größtenteils in den Redeteil. Tabellen, Diagramme, Bilder und Videos in die Präsentation. Präsentation und mündlicher Vortrag sollten dabei Hand in Hand gehen. Sie sollten sich ergänzen und aufeinander Bezug nehmen. Auf diese Weise kann man seine Zuhörer „zur Aufmerksamkeit verführen“ (Presler, G. 2004: 87).

Sehr gute Hinweise zur kreativen Nutzung grafischer Elemente in einer Präsentation bietet dieser Leitfaden der Universität Bielefeld. Für die notwendigen Textteile sollte man stets eine einheitliche Schriftgröße verwenden, zum Beispiel 30pt.

Eine Präsentation mit Folien ist ein großartiges Mittel, Inhalte an seine Zuhörer zu vermitteln. Schlichte aber aussagekräftige Folien und ein klar erkennbarer roter Faden des Vortrags sind dabei der Schlüssel zum Erfolg. Eine gute Präsentation kann einen nachhaltig positiven Eindruck hinterlassen. Ebenso kann eine schlechte Präsentation aber auch einen sehr negativen Eindruck hinterlassen. Doch nichtsdestotrotz kann keine noch so gute Präsentation über einen schlechten Redner oder langweilige oder schlechte Inhalte hinwegtäuschen.