Ein Exposé für eine Dissertation schreiben
Inhalt
- Struktur durch Seitennummerierung
- Die wichtigsten Funktionen
- Seiteneinstellungen anpassen
- Seitenzahlen für die Dissertation konfigurieren
- Individuelle Anpassungen in der Dissertation
- Literatur
Das äußerliche Erscheinungsbild ist, was den ersten Eindruck hinterlässt! Ein unstrukturiertes Textdokument hinterlässt einen unprofessionellen Nachgeschmack. Man könnte es mit Kaffeeflecken auf einem wichtigen Handout für ein Meeting vergleichen, das man gleich vor vielen Menschen durchführt.
Daher sollte man sich bereits im Vorfeld gut mit den Vorgaben der Fachstelle auseinandersetzen und natürlich auch seine eigenen Vorstellungen mit einfließen lassen, damit man direkt im Vorfeld schon einen positiven und damit bleibenden Eindruck hinterlässt.
Mit dem Schreiben häufen sich dann ganz schnell die Seiten. Damit man auch selbst den Überblick nicht verliert, ist es von großer Hilfe, wenn man das Word-Dokument aufteilt und entsprechend nummeriert. So weiß nicht nur der Lesende, wo man sich befindet, Nein – auch man selbst bewahrt Überblick und ruhigen Kopf.
Struktur durch Seitennummerierung
Im Folgenden ein gängiges Beispiel für eine gute Strukturierung:
- Deckblatt mit allen Infos – ohne Seitenzahl
- Vorwort, Danksagung, Inhaltsverzeichnis – beginnend mit römisch eins nach dem Deckblatt
- Textteil (Einleitung bis Fazit) – beginnend mit arabisch eins
- Anlagenteil mit eidesstattlicher Erklärung – je nach Vorgabe mit oder ohne Nummerierung
Um dies richtig umzusetzen, kann man bereits hier mit seinen Grundkenntnissen in Word an Grenzen stoßen. So einfach es klingt, so schwierig ist es, wenn man nicht auf die fiesen Tricks der Kopf- und Fußzeilen bei der Formatierung der Seitenzahlen eingestellt ist (Siehe dazu auch die Hilfen der Universität Mannheim).
Die wichtigsten Funktionen
Der Abschnittswechsel
Wie funktioniert das? Dazu muss man erst einmal das Prinzip des Abschnittswechsels verstehen. Der Abschnittswechsel benennt einen Bereich, der getrennt von den anderen Seiten formatiert werden kann. Sowohl bei den Seiteneinstellungen, als auch bei der Formatierung der Kopf- und Fußzeile, et cetera. Dieser Bereich ist ganz für sich alleine (Siehe dazu auch Berger (2010), 23 ff.).
Diese Option findet man unter dem Reiter „Layout – Umbrüche“:
Abb. 1: Abschnittsumbruch einfügen
Die Seitenzahl findet man unter dem Reiter „Einfügen – Kopf- und Fußzeile“.
Abb. 2: Seitenzahl einfügen
Bei der Wahl der Seitenzahl kann man im Reiter „Einfügen“ bei der Option „Seitenzahl“ entweder bereits vorhandene Formatierungsvorschläge für die Gestaltung der Seitennummerierung einfügen, oder aber, wenn man ein vorhandenes Layout hat, einfach auswählen, dass lediglich die Seitenzahl an der ausgewählten Stelle des Cursors eingefügt werden soll: „Aktuelle Position“ auswählen:
Abb. 3: Richtige Positionierung der Seitenzahl
Tipp: Man sollte sich zur besseren Übersicht die Feldschattierungen anschalten. Dies kann man unter den Optionen im Reiter „Erweitert“ -> „Dokumentinhalt anzeigen“ anpassen. Damit ist sichergestellt, dass man eine automatisch generierte Seitenzahl nicht ausversehen überschreibt, oder man daneben klickt und sich bei einem Rechtsklick wundert, warum die Einstellungen sich nicht öffnen (Siehe dazu auch Bildner (2010), 45 ff.).
Abb. 4: Feldschattierungen immer einblenden
Strukturierung im Vorfeld
Es empfiehlt sich, das Dokument im Vorfeld zu strukturieren und die Kopf- und Fußzeilen danach zu bearbeiten. Den Abschnittswechsel fügt man NACH dem Bereich ein, den man nummerieren möchte. In unserem Beispiel also den ersten nach dem Inhaltsverzeichnis (um den restlichen Text getrennt nummerieren zu können) und einen weiteren nach dem letzten Kapitel. Dies funktioniert am besten mit einem Doppelklick in die Kopf- bzw. Fußzeile kommt man in den wichtigen Bereich – hier kann man bestimmen welche Bedingungen diese erfüllen soll.
Tipp: Die formatierte Kopf- oder Fußzeile kann man sich in die anderen Seiten des Dokuments rüber kopieren (Strg+A -> Strg+V). Hierbei jedoch Achtung! Word fügt am Ende ein Absatzzeichen ein, dieses muss man mit „ENTF“ ganz am Ende der neu eingefügten Kopf- oder Fußzeile löschen, da sich sonst die Abstände verschieben.
Navigation
Innerhalb dieses Reiters kann man zwischen den verschiedenen Kopf- und Fußzeilen hin und her springen.
Abb. 5: Abschnitt „Navigation“ unter „Entwurf“
- Die Option „Mit vorheriger verknüpfen“ (hier ausgegraut) bedeutet, die Kopf- bzw. Fußzeile nimmt dasselbe Aussehen an, wie die vorhergehende (Achtung! Diese Option sollte man eigentlich immer als allererstes nach einem Abschnittsumbruch ausstellen).
- Mit der Option „Nächste/Vorherige“ – navigiert man sich durch die verschiedenen Abschnitte, wie zum Beispiel vom Deckblatt in den Textteil und zum Anhang.
Das ist sehr hilfreich, wenn man die Kopf- oder Fußzeilen miteinander vergleichen will, Seiteneinstellungen überprüfen möchte und natürlich um den Überblick zu behalten!
Optionen
In den Optionen kann man individuelle Einstellungen vornehmen, wobei die zweite davon eigentlich eher selten genutzt wird, außer bei der Gestaltung von Broschüren.
Abb. 6: Abschnitt „Optionen“ unter „Entwurf“
- Die Option „Erste Seite anders“, ist jene die wir benötigen, damit das Deckblatt keine Seitennummerierung erhält. Für die folgenden Seitenabschnitte sollte man diese Option jedoch dringend deaktivieren!
Ab hier gilt eigentlich erst einmal nur noch, dass man sein ganzes Dokument gut strukturiert und die entsprechenden Elemente richtig verwendet. Wir empfehlen, dass man sich mit der Navigation: „Erste/Vorherige“ durch die jeweiligen Kopf- und Fußzeilen „durchklickt“. So kann man ausschließen, dass noch Fehler im Dokument enthalten sind.
Seiteneinstellungen anpassen
Hierfür gibt es einen ganz einfachen Trick, bei dem nicht alles ständig manuell angepasst werden muss. Nachdem man im ersten Abschnitt alles angepasst hat, klickt man doppelt in die Kopf- oder Fußzeile, um in das Entwurfs-Menü zu gelangen. Dort angelangt wechselt man in den Reiter „Layout“ und wählt dort die Seiteneinstellungen an und klickt auf „Benutzerdefinierte Seitenränder“.
Abb. 7: Benutzerdefinierte Seitenränder
Hier klickt man dann einmal auf „OK“, geht wieder in den Reiter „Entwurf“ zurück und wechselt zur nächsten Kopf- oder Fußzeile. Dort öffnet man sich dann erneut „Benutzerdefinierten Seitenränder“ und „Voila“ dieser Abschnitt hat exakt dieselben Seiteneinstellungen erhalten, wie der vorherige Abschnitt.
Seitenzahlen für die Dissertation konfigurieren
Wenn man alle Einstellungen im Vorfeld getroffen hat, gibt es hier eigentlich keine Probleme mehr. Soll die erste Seite nach dem Deckblatt mit der Ziffer „1“ und nicht der „2“ beginnen, muss man nach dem Deckblatt einen Abschnittswechsel einfügen und der Seitennummer zuweisen, dass sie „neu beginnen“ soll:
Abb. 8: Seitenzahlenformat „Beginnen bei“
Dies muss man auch beim folgenden Abschnitt entsprechend angeben, falls dieser nicht fortlaufend weiter nummeriert werden soll (Siehe dazu auch die Tipps der Ruhr-Universität Bochum).
Individuelle Anpassungen in der Dissertation
Das Ganze soll Römisch sein? Dazu setzt man einen Doppelklick im entsprechenden Abschnitt um in die Navigation zu gelangen. Dort klickt man dann per Rechtsklick auf die Seitenzahl.
Dort richtet man sich das Zahlenformat entsprechend ein. Soll die Seitenzahl neu beginnen, so wählt man einfach den unteren Abschnitt: „Beginnen bei:“ aus und gibt dort beispielsweise die „1“ ein. Im Zahlenformat wählt man dann natürlich wieder die arabische Sortierung aus.
Wenn man nun all diese Punkte Stück für Stück abarbeitet und konsequent durchgeht, steht einem ansprechenden Inhaltsverzeichnis am Anfang des Dokuments nichts mehr im Wege. Dies wird nicht nur denjenigen, der die Arbeit liest glücklich machen, sondern auch einen selbst! Vor allen Dingen aber wird es das Lesen und die Navigation im Dokument stark vereinfachen. Daher, viel Erfolg und Spaß beim Austesten.
Literatur
Berger, Doris (2010): Wissenschaftliches Arbeiten in den Wirtschafts- und Sozialwissenschaften. Hilfreiche Tipps und praktische Beispiele, Wiesbaden.
Bildner, Christian (2010): Dokumentationen und wissenschaftliche Arbeiten mit Microsoft Word 2007, Passau.
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