Organisation und Verwaltung von wissenschaftlicher Literatur

Überblick

Offline oder Online?
Was sollte eine geeignete Literatursoftware für die Dissertation können?
Für welche Literatursoftware entscheidet man sich in der Dissertation?
- Kostenfreie Lösungen
- Kostenpflichtige Programme
Vor- und Nachteile von Zotero und Endnote
Vor- und Nachteile von Citavi und Zettelkasten
Literatur

Wer die bisherigen Artikel aufmerksam gelesen hat, weiß, wie man relevante Literatur recherchiert und wie man an die erwählten Titel konkret gelangt.
Auch darf nunmehr als bekannt vorausgesetzt werden, wie man mithilfe eines Exzerpts wissenschaftliche Literatur für die eigenen Zwecke auswertet. Aber wie organisiert und verwaltet man eigentlich die recherchierte Literatur am effektivsten? Die Anzahl der zu bearbeitenden Titel dürfte bei einem Mammutwerk wie einer Dissertation schließlich in die Hunderte gehen.

Arbeitet man mit Post-Ist, Fotokopien, Farbmarkern und Ordnern? Nutzt man Word oder Excel oder doch lieber die guten alten Karteikarten? Oder gibt es auch noch andere Wege, die vorhandene Literatur systematisch zu sammeln, zu strukturieren und zu bearbeiten? Der nachfolgende Artikel möchte bei der Beantwortung dieser Fragen hilfreich sein.

Literaturverwaltung – Offline oder Online?

Nun, zuallererst einmal spricht nichts gegen die gute alte Offline-Welt. Wer der einschlägigen Literatursoftware misstraut oder es ablehnt, sich mit deren Funktionalitäten vertraut zu machen, darf sich weiterhin auf Karteikarten und Ordner zur Literaturverwaltung verlassen. Jedoch sollte im Vorfeld der Aufwand abgewogen werden, den diese Vorgehensweise mit sich bringt.
Bei der Literaturverwaltung gilt die Faustregel, dass das Lesen eigentlich aus zwei Teilschritten besteht, dem Lesen der Literatur selbst und der Dokumentation derselben.

Für eine effektive Archivierung der Literatur müssen dann für jeden Einzelfall sämtliche Informationen händisch erfasst werden. Schließlich will man auch später noch wissen, wo man welchen Sachverhalt bzw. Gedanken gelesen hat. Das umfasst sowohl die bibliographischen Angaben als auch Informationen hinsichtlich Relevanz, Fundort, Verfügbarkeit bzw. Ausleihfristen und vieles mehr und das gilt im Übrigen auch für Literatur, die sich als irrelevant erweist, will man derselben Literatur nicht mehrfach begegnen.

Wäre es da nicht klüger, sich diese Arbeit von einer professionellen Software zur Literaturverwaltung abnehmen zu lassen? Man lässt die Arbeit ja später auch professionell drucken und gibt sie in ein professionelles Lektorat einer Dissertation. Im Folgenden werden die wichtigsten Programme zur Literaturverwaltung vorgestellt und ihre jeweiligen Vor- und Nachteile eingeschätzt.

Was sollte eine geeignete Literatursoftware für die Dissertation können?

Okay, man hat sich nun entschlossen, eine professionelle Software zur Literaturverwaltung zu nutzen. Aber welches Programm eignet sich für die Literaturverwaltung in der Dissertation am besten bzw. nach welchen Kriterien sollte man auswählen?

Recherchieren

Zunächst einmal sollte die Software in der Lage sein, professionell nach wissenschaftlicher Literatur zu recherchieren, und zwar sowohl im Buchhandel als auch in Bibliothekskatalogen. Dabei sollte es keine Rolle spielen, ob man anhand von Schlagwörtern, dem Buchtitel oder dem Autorennamen sucht und am besten übernimmt die Software das Fundstück gleich in die Sammlung.

Verwalten

Die erwählte Software sollte aber Literatur nicht nur recherchieren, sie muss sie natürlich auch verwalten können. Sie muss es ermöglichen, jede Form von Schriftsatz, egal ob schon gesichtet oder noch zu lesen, ob fotokopiert oder ob sonst irgendwie interessant, an einer zentralen Stelle zu sammeln.

Dort muss sie es möglich machen, den gesammelten Bestand nach individuellen Kriterien zu ordnen, zu filtern und zu verschlagworten. Wie in einem Universitätskatalog auch, sollte im Ergebnis der gewünschte Titel erscheinen, wenn man einen Gedanken, ein Zitat, ein Schlagwort oder einen bestimmten Autor ins Eingabefeld einträgt.

Bibliographieren

Man darf von einer guten Software darüber hinaus erwarten, dass per Mausklick sämtliche bibliographische Angaben in die Dissertation übernommen werden. Das bedeutet, Fußnoten und Literaturverzeichnis werden automatisch generiert und zwar in einem einheitlichen und vom Verfasser definierten Stil.

Wissen verwalten

Eine gute Software kann außerdem Zitate, Exzerpte, Zusammenfassungen oder Verweise auf andere Autoren oder Publikationen jedem einzelnen Titel der Sammlung zuordnen. Damit wird die Sammlung zu einer Art virtueller Mindmap und man wird praktisch zu jedem denkbaren Schlagwort fündig.

Zitatfunktion

Mal angenommen, man stößt bei der Quellensichtung auf ein Zitat, das man gern verwenden möchte. Ein Klick und es sollte in die Dissertation integriert werden können. Und zwar auch dann, wenn es von einem PDF-Dokument stammt.

Projektmanagement

Wenn die Software etwas taugt, kann sie zudem die Dissertation managen wie ein Projekt. Dann ist sie in der Lage, den Literaturbestand nach selbstgewählten Parametern wie Priorität, Fortschritt der Auswertung, Fälligkeit der Buchrückgabe oder Relevanz zu sortieren und verfügt darüber hinaus über ein herausragendes Dokumentenmanagement.

Wer sich diesen Fragen mit Sorgfalt widmet, wird die richtige Wahl treffen. Nachstehend einige Entscheidungshilfen:

Für welche Literatursoftware entscheidet man sich in der Dissertation?

Zunächst einmal sollte man die grundsätzliche Entscheidung treffen, ob man sich von kostenpflichtigen oder kostenfreien Programmen helfen lässt.
Zu den kostenfreien gehören zum Beispiel der berühmte Zettelkasten und die Software Zotero.

Kostenfreie Lösungen

Zotero

Zotero ist eine einfach zu bedienende und daher für Einsteiger gut geeignete Software zur Literaturverwaltung, die sich besonders dann eignet, wenn man mit einer vergleichsweise kleinen Literatursammlung arbeitet. Sie läuft auf allen gängigen Betriebssystemen und hält auch Lösungen für die mobile Nutzung bereit. Wer nicht mehr als 300 Mbyte beanspruchen muss, nutzt die Software kostenfrei. Darüber hinausgehender Speicherplatz muss allerdings dazu gebucht werden. Die Fundquellen können direkt über eine Browser-Erweiterung in die persönliche Datenbank integriert werden. PDFs dagegen können nicht bearbeitet werden.

Zettelkasten

Für diese Verwaltungssoftware stand der echte Zettelkasten des renommierten Soziologen Niklas Luhmann Pate. Über leicht bedienbare Tools kann man hier mehrere Suchanfragen gleichzeitig durchführen, Grafiken einbinden oder Gliederungen erstellen und die Zettel den jeweiligen Unterpunkten zuordnen. Die Benutzeroberfläche lässt sich individuell anpassen und alle Änderungen bleiben hier auch nach einem eventuell notwendigen Neustart bestehen.

Kostenpflichtige Programme

Citavi

Der Name ist Programm, denn Citavi bedeutet so viel wie „Ich habe zitiert“. Laut Klein (2017) handelt es sich bei dieser Software zur Literaturverwaltung um das mit Abstand am häufigsten verwendete Programm in Sachen Literaturverwaltung. Man kann mit ihm alles anstellen, was das Herz begehrt: Literatur recherchieren, Zitate, Exzerpte und Notizen aller Art abspeichern, verwalten und vernetzen.

In puncto Recherche erlaubt es in Bibliotheksdatenbanken- und Katalogen zu stöbern und gewählte Titel inkl. Buchcover und bibliographischer Angaben direkt zu importieren. Außerdem ist die Software flexibel, denn sie ermöglicht es, Daten aus anderen Verwaltungssystemen zu importieren sowie eigene zu exportieren.

Es lassen sich außerdem Gliederungen erstellen, Buchtitel den einzelnen Unterpunkten zuordnen sowie Quellenangaben direkt in das Dokument hineinkopieren. Anhand dessen sind Literaturverzeichnisse erstellbar. Praktisch ist auch die Funktion, bei der man einzelnen Buchtiteln Aufgaben zuordnen (z.B. entleihen, kopieren oder exzerpieren) oder ihnen Prioritäten zuweisen kann (hoch, mittel, tief).

Das Programm lässt sich nicht nur auf einem PC, sondern auch auf einem einfachen USB-Stick installieren und ist in einer Free-Version erhältlich, in diesem Fall allerdings mit max. 100 eintragbaren Titeln.

Abb. 1: Citavi Importmaske

Endnote

Bei Endnote handelt es sich um ein kommerzielles Programm zur Literaturverwaltung von Thomson Reuters, das für Microsoft Windows und Mac OS X entwickelt wurde. Alle bislang formulierten Anforderungen an eine gute Verwaltungssoftware erfüllt auch dieses Programm, inklusive einer stabilen Integration in Apple Pages und Microsoft Word.

Bei der Version X8 können außerdem bis zu 100 Personen gleichzeitig an der Endnote-Datenbank arbeiten, wofür die Daten über einen zentralen Cloud-Service synchronisiert werden. Kompatibel ist Endnote außerdem mit den oben erwähnten Programmen Zotero und Citavi.

Vor- und Nachteile von Zotero und Endnote

Wer die Wahl hat, hat die Qual. Bei jedem Programm stehen viele Vorteile auch einigen Nachteilen gegenüber.

Zotero zum Beispiel ist leicht und intuitiv zu bedienen und deshalb besonders für Einsteiger gut geeignet. Es läuft auf allen gängigen Betriebssystemen und bietet sogar mobile Lösungen. Bis zu 300 Mbyte kann man kostenlos nutzen und wer Bedarf nach mehr hat, muss nicht allzu tief in die Tasche greifen. Allerdings kann das Programm keine PDF-Dokumente bearbeiten.

Das wiederum kann Endnote sehr gut. Und nicht nur das, es lässt auch einen Austausch von Daten mit Programmen wie Citavi und Zotero zu. Allerdings hapert es an der Benutzerfreundlichkeit. Man muss sich schon intensiv mit den Tools und Bedienelementen auseinandersetzen, bevor man das Beste aus dieser Software herausholen kann.

Kostenlos verarbeiten darf man bis zu 2 GByte Cloud-Speicher. Wer mehr verlangt, muss so um die 200-240 Euro berappen. Außerdem ist das Programm nicht für Linux-Systeme verfügbar, und man kann zwar bibliographische Daten mit anderen Nutzern teilen, aber keine Dokumente. Nach wie auch immer gearteten Kommunikationsmöglichkeiten sucht man bei diesem Programm ebenfalls vergeblich.

Vor- und Nachteile von Citavi und Zettelkasten

Auch Citavi ist in seiner Free-Version im Speicherplatz begrenzt und maximal 100 eintragbare Buchtitel könnten bei einem Werk wie einer Dissertation schon eng werden.

Allerdings überwiegen hier klar die Vorteile und die Tatsache, dass es sich bei diesem Programm wohl um die am häufigsten verwendete Software in Sachen Literaturverwaltung handelt, mag als Hinweis dienen, dass das Programm durchaus etwas draufhat.

Wem 100 Buchtitel nicht ausreichen, zahlt einen moderaten Preis für die Vollversion oder hält an seiner heimischen Hochschule nach einer Campus-Lizenz Ausschau, die es erlaubt, auch die Vollversion kostenfrei zu nutzen.

Wer es bodenständig und kostenfrei mag, greift auf den guten alten Zettelkasten zurück. Dessen aktuelle Versionen bilden das vielgerühmte Luhmann-Prinzip 1:1 ab und bestechen durch ihre Analogie zum Hand-Zettelkasten. Das Programm punktet außerdem durch seine einfache Bedienbarkeit und Flexibilität sowie seinen zahlreichen Verweisungs- und Verzweigungsmöglichkeiten sowie Features wie Schlagwortvorschläge, Filtern von Listen, Registerkarten, Suchergebnissen oder der Synonymfunktion.

Wer für sich die grundsätzliche Entscheidung zugunsten einer professionellen Software getroffen hat, wird auf ein breites Angebot an Programmen stoßen. Wer sich aber deshalb gar nicht entscheiden kann, für den halten wissenschaftliche Bibliotheken häufig Einstiegshilfen, wie etwa Softwarevergleiche, bereit (Sühl-Strohmenger/Straub, 2016).

Es liegt in der Natur der Thematik, dass jede Empfehlung nur subjektiv sein kann. Außerdem sind die individuellen Bedürfnisse verschieden. Wer jedoch die angeführten Aspekte sorgfältig für sich erwägt, wird eine passende Lösung finden (Weiterführende Hinweise darüber, welche Programme für wen geeignet sind, bietet auch die Humboldt-Universität zu Berlin an).